Arbeitsgestaltung & -organisation

Inhalt

Abläufe verbessern, Freiräume schaffen

Auch in kleinen Betrieben lässt sich die Gestaltung und Organisation der Zusammenarbeit immer noch ein Stück weit verbessern. Folgende Probleme tauchen in Betrieben immer wieder auf:

  • Jeder hat nur seine eigene Aufgabe im Blick und denkt nicht weiter. Der Grund: Enges Zuständigkeitsdenken und zu wenig Überblick.
  • Wenn etwas unerwartet kommt, wartet der Mitarbeiter auf Anweisungen vom Chef. Der Grund: Es fehlt an Selbstvertrauen und Übung im Umgang mit Veränderungen.
  • Eingeschliffene Bewegungsabläufe mit verdrehter Körperhaltung schaden auf Dauer dem Rücken. Der Grund: Alle denken: „Es geht doch“. Niemand fragt, wie es besser gehen könnte.

Das Zusammenspiel im Betrieb ist immer ein Dreiklang von Dürfen, Können und Wollen. Der Inhaber weiß, wer was kann. Die Mitarbeiter müssen wissen, wer was zu tun hat. Wenn allen Beschäftigten die zentralen Abläufe, die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten bekannt sind, können sie ihre volle Energie auf ihre Arbeit richten. Und sie verschwenden keine Zeit durch Abstimmungsprobleme und Reibungsverluste.

Am Arbeitsplatz alles im Griff?

Um die betrieblichen Abläufe zu verbessern, müssen sie gründlich betrachtet werden. Am besten befragt der Chef diejenigen, die täglich damit zu tun haben. Meistens wissen die Mitarbeiter ganz gut, was anders gemacht werden könnte, um unnötige Arbeitsschritte zu vermeiden oder schlicht Zeit einzusparen. Auch wenn die Arbeitsplätze sauber und gut aufgeräumt sind, lohnt es sich, die Ausstattung von Werk und Werkstatt regelmäßig zu prüfen. Sind die Werkzeuge und die verwendeten Materialen noch zeitgemäß? Erfüllen sie die ergonomischen Anforderungen? Und passen sie auch zu den Bedürfnissen älterer Mitarbeiter?

Hier steht der Chef in der Verantwortung

Für die Arbeitsgestaltung und -organisation ist der Chef zuständig. Das gehört zu seiner Führungsaufgabe. Ebenso wie die Begrenzung der Rufbereitschaft und die Gewährung ausreichender Pausen. Mitarbeiter müssen ihre Kräfte wieder auffüllen können, damit sie nicht ausbrennen. Chefs, die an ihren Mitarbeitern nahe dran sind, sollten Hinweise auf Erschöpfung und Überforderung ernst nehmen und das Gespräch mit den betroffenen Mitarbeitern suchen. Entlastung von Aufgaben, Überprüfung des Arbeitspensums und Verbesserungen in der Organisation können Abhilfe schaffen. Anerkennung und Wertschätzung sind ein wichtiges Gegenmittel gegen Stress und Erschöpfung.

Das “Wollen” sollte allein beim “Können” an Grenzen stoßen, nicht aber am “Dürfen”.
Und: Das “Können” lässt sich erweitern.

Dürfen:

  • Engagement und Leistung zeigen dürfen
  • Verantwortlich handeln dürfen
  • Innovativ sein dürfen
  • Einfach machen dürfen

Können:

  • Aus Fehlern lernen
  • Die Eigenmotivation stärken
  • Fort- und Weiterbildung ermöglichen
  • Auf altersgerechte Arbeitsgestaltung achten
  • Ergonomische Arbeitsplätze gestalten

Zuständigkeiten

  • Achten Sie auf eine klare und faire Aufgabenverteilung: Aufgaben und Zuständigkeiten im Team sollten stets zeitnah geklärt werden. Der Abstimmungsbedarf ist bei der Bildung von Arbeitsteams besonders hoch. Auch bei allen personellen Veränderungen gibt es Klärungsbedarf.
  • Verantwortung an Mitarbeiter übertragen: Mehr Freiräume für Ihre Mitarbeiter und weniger Kontrollen bei der alltäglichen Arbeit mindern Ihren eigenen zeitlichen Aufwand. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern etwas Gutes zutrauen und offen für Ihre Belange sind, werden Sie auch etwas zurückbekommen: kompetente, loyale und engagierte Mitarbeiter, die nicht nur ihre Arbeit machen, sondern auch beim Kunden für Ihr Unternehmen einstehen. Souveräne Mitarbeiter, die ihr Ohr nahe am Kunden haben, schaffen Vertrauen bei Ihren Kunden.

Job Enrichment

Die Arbeit interessanter machen

Das Job Enrichment ist eine Maßnahme der Organisations- und Personalentwicklung. Es bedeutet: Der Chef überträgt dem Mitarbeiter zusätzliche Aufgaben, die fachlich anspruchsvoller als die bisherigen sind. Damit verbunden sind dann auch mehr Verantwortung und Entscheidungsbefugnisse.

Ein Beispiel: Ein Schreiner ist an der Herstellung von Modulwänden beteiligt. Er kümmert sich darum, die Einzelteile zu einem Regal zusammenzubauen, wie es der Kunde geordert hat. Das bleibt auch nach dem Job Enrichment seine Aufgabe. Zusätzlich soll er nun aber auch Aufgaben der Qualitätssicherung übernehmen.

Vorteile und Nachteile des Job Enrichments

Mitarbeiter freuen sich in der Regel, wenn Sie ihnen mehr Verantwortung übertragen. Ihre Aufgaben werden anspruchsvoller und interessanter. Das erhöht ihre Motivation.

Möglicherweise fühlt sich der eine oder andere durch die gestiegene Verantwortung überfordert. Dann muss man mit dem Mitarbeiter gemeinsam klären, ob ihm eine Fortbildung das nötige Rüstzeug für die neuen Aufgaben geben kann. Damit lassen sich die Sicherheit und das Selbstvertrauen des Mitarbeiters erhöhen. Auch sollten Sie darauf achten, dass die Menge der Aufgaben nicht überhandnimmt und nicht mehr zu bewältigen ist.

Als Chef sollten Sie sich nicht nur überlegen, für wen das Job Enrichment in Frage kommt. Ebenso sollten Sie die Frage bedenken, inwieweit durch die Maßnahme anderen Mitarbeitern Aufgaben weggenommen werden. Die meisten Mitarbeiter empfinden so etwas als Gesichtsverlust. Hier sollten Sie das Gespräch mit den Betroffenen suchen. Wenn es um die Aufwertung von Arbeit geht, lassen sich oft Lösungen finden, von denen alle Beteiligten profitieren.

Job Enlargement

Abwechslung tut gut

Auch das Job Enlargement gehört zur Organisations- und Personalentwicklung. Bei dieser Maßnahme bekommt ein Mitarbeiter zusätzliche Aufgaben als Ergänzung zu seinen bisherigen Tätigkeiten. Die Arbeiten entsprechen fachlich dem bisherigen Anforderungsprofil. Weiterbildungen sind daher selten nötig. Der Mitarbeiter wird auch nicht befördert.

Ein Beispiel: Der Mitarbeiter aus dem Verkauf hat bisher alle Geschäftskunden in der Region betreut. Künftig soll er auch dafür zuständig sein, dass die Kundendatenbank für den Vertrieb ordentlich gepflegt wird.

Für Ausgleich sorgen

Normalerweise freuen sich Mitarbeiter, wenn sie neue Aufgaben übernehmen dürfen. Abwechslung tut gut, und zwar nicht nur gegen Langeweile, sondern auch, um Belastungen zu wechseln. Natürlich darf die neue Aufgabe nicht dazu führen, dass die Arbeit im gegebenen Zeitrahmen nicht mehr zu schaffen ist. Wenn es erforderlich ist, sollten die Mitarbeiter einen Ausgleich bekommen. Vielleicht können weniger wichtige und weniger dringende Arbeiten abgegeben werden – oder ganz entfallen?

Ein großer Pluspunkt: Wenn ein Mitarbeiter mehrere Aufgaben im gleichen Arbeitsgebiet übernehmen kann, erhöht dies die Flexibilät beim Personaleinsatz. Mitarbeiter des Arbeitsbereichs können sich untereinander besser vertreten.

Job Rotation

Für frischen Wind sorgen

Job Rotation heißt, dass die Arbeitsplätze regelmäßig getauscht werden. Die Mitarbeiter wandern sozusagen zwischen den Arbeitsplätzen oder zwischen unterschiedlichen Arbeitsbereichen.

In welchen Zeitabständen rotiert wird, hängt vom Betrieb und den konkreten Aufgaben und Anforderungen ab. Welche Mitarbeiter mit anderen tauschen können, ist eine Frage des Könnens und des Wollens. Je größer die Belegschaft, desto mehr Möglichkeiten bestehen.

Job Rotation bietet Vorteile für Mitarbeiter und den Betrieb

Job Rotation richtet sich gegen Monotonie am Arbeitsplatz und dient der Erweiterung und Vertiefung von Fachkenntnissen. Mitarbeiter, die an verschiedenen Arbeitsplätzen arbeiten oder sogar Arbeitsbereiche wechseln können, sind vielfältig einsetzbar und haben auch einen besseren Überblick über den Betrieb. Je höher die Anforderungen der Arbeit im Hinblick auf Fachwissen und Erfahrungen sind, desto mehr Aufwand kostet allerdings die Einarbeitung und Qualifizierung der Mitarbeiter.

Auf die Einhaltung der Rotationsregeln achten

Wenn Sie Job Rotation eingeführt haben, sollten Sie darauf achten, dass die Prinzipien auch konsequent und langfristig umgesetzt werden. Ansonsten besteht die Gefahr, dass sich alte Spezialisierungen wieder einschleichen und die Vielseitigkeit der Mitarbeiter verloren geht. Ein Rotationsplan, dessen Einhaltung kontrolliert wird, kann den Wechsel systematisch und verbindlich machen.

Job Rotation eignet sich zum einen für Mitarbeiter, die gute Leistungen zeigen und Abwechslung schätzen. Sie kann zum anderen aber auch Mitarbeitern einen neuen Schub geben, die zu sehr in Routinen festgefahren sind. Denn auf diese Weise können sie ohne Stellenwechsel etwas Neues lernen. Allerdings erfordert die neue Aufgabe Zeit zur Einarbeitung und möglicherweise auch Überzeugungsarbeit bei skeptischen Mitarbeitern. Das muss vorher bedacht werden.

Wollen

Der innere Antrieb gehört zu den stärksten Kräften eines Menschen. Das weiß jede Führungskraft, die schon einmal versucht hat, gegen den Willen der Belegschaft eine Anordnung oder gar eine weitreichende Unternehmensentscheidung durchzusetzen. Bewusst oder unbewusst setzen die Mitarbeiter alles daran, Argumente oder Ausflüchte gegen die Entscheidung zu finden. Und wenn der Chef allein Kraft seiner Autorität darauf besteht, kann dies Unmut oder anhaltenden Widerstand bei den Mitarbeitern hervorrufen. Manche verlassen sogar den Betrieb.

Folgende Punkte sollten Führungskräfte beachten:
  • Mitarbeiter nach den Vorstellungen/Erwartungen ihrer Arbeit fragen
  • Überzeugen statt überreden
  • Die Mitarbeiter bei der Suche nach Lösungen beteiligen
  • Die Motive und die Persönlichkeit der Mitarbeiter anerkennen
  • Mitarbeiter motivieren
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