Bewerbungsprozess

Übersicht Bewerbungsprozess

Schnelle und transparente Abläufe sind für beide Seiten wichtig

Die Zeiten, in denen Handwerksbetriebe ausreichend Bewerber zur Auswahl hatten, sind vorbei. Heute müssen Unternehmen fähige Auszubildende, Gesellen, Meister und Bürofachkräfte von sich als attraktivem Arbeitgeber überzeugen. Keine einfache Sache – zumal die Wettbewerber vor derselben Aufgabe stehen. Oft sind es die vermeintlichen Kleinigkeiten, die den Erfolg ausmachen:

  • Wie schnell werden die eingegangenen Bewerbungen beantwortet?
  • In welchem Rahmen findet das Vorstellungsgespräch statt?
  • Muss der Kandidat danach Tage oder Wochen auf eine Entscheidung warten?
  • Und was kann der Betrieb tun, um sich in einem guten Licht zu zeigen?
Die Zielgruppe bestimmen und ansprechen

Wie viele Bewerber sich auf ein Stellenangebot melden, hängt stark davon ab, ob die Suche über die richtigen Kanäle erfolgt ist. Dazu muss sich der Unternehmer in die Kandidaten hineinversetzen. Bringt die Stellenanzeige in der lokalen Tageszeitung oder das Angebot in der Online-Jobbörse mehr Zuschriften? Oder sollte vielleicht ein ganz anderer Weg eingeschlagen werden?

Man kann ausdrücklich eine anonyme Bewerbung zulassen, auch wenn das in Deutschland bisher wenig verbreitet ist. Das ist immer dann eine gute Möglichkeit, wenn man sich nicht von Bildern oder Postanschriften beeinflussen lassen möchte.

Mobile Bewerbung anbieten

Bewerbungen laufen heute überwiegend online, kaum noch einer verschickt eine Bewerbungsmappe per Post. Da für viele Ausbildungs- und Arbeitssuchende im Handwerk das Bewerbungen Schreiben eher qualvoll ist, bevorzugen sie formlose Bewerbungsmöglichkeiten über das Smartphone. Betrieben, die das nicht akzeptieren, gehen unter Umständen gute Kandidaten verloren. Auch eine mobile Bewerbung verlangt selbstverständlich eine Rückmeldung.

Bewerber auswählen

Beim Prüfen der Bewerbungen geht es um das benötigte Fachwissen und um die Persönlichkeit des Kandidaten. Passt er zum Betrieb? Einiges steht in den Zeugnissen. Zu achten ist auch darauf, wie oft der Bewerber in den vergangenen Jahren den Betrieb gewechselt hat und welche Gründe er dafür angibt. Und schließlich: Wie begründet er seine Bewerbung? Ist es nachvollziehbar und plausibel?

Vorstellungsgespräche führen

Zum Vorstellungsgespräch werden die drei meistversprechenden Bewerber eingeladen. Die Gespräche sollten kurz hintereinander stattfinden. Das erleichtert den Vergleich und beschleunigt die Auswahl. Sollte keiner der drei Kandidaten überzeugen, können immer noch weitere Bewerber eingeladen werden.

Im Vorstellungsgespräch geht es aus Sicht des Betriebs um die fachliche und um die persönliche Eignung des Kandidaten. Dieser wiederum möchte etwas über die Aufgaben, den Arbeitsplatz, die Kollegen und den Betrieb insgesamt erfahren. Darüber hinaus erwartet er ein Gehaltsangebot.

Die Auswahl treffen

Ob der Bewerber, für den sich der Verantwortliche am Ende entscheidet, tatsächlich ein Gewinn für den Betrieb ist, zeigt sich erst später. Eine Garantie gibt es nicht. Bei der Frage, ob die fachliche oder die persönliche Eignung den Ausschlag geben sollte, kann eine Regel aus der Personalberatung helfen: Mitarbeiter werden wegen ihrer fachlichen Qualitäten geholt – und wegen ihrer Persönlichkeit entlassen.

Bewerbungseingang

Lästig, aber unverzichtbar: Datenschutz

Bewerberdaten sind sehr sensible Daten, sie dürfen wie alle Personaldaten keinesfalls in unbefugte Hände geraten. Darum sollten Bewerbungen an eine eigens dafür eingerichtete E-Mail-Adresse gelangen, noch besser auf einen separaten Server, und sie dürfen niemals einfach weitergeleitet werden. Ausdrucke oder schriftliche Bewerbungen gehören unter Verschluss. Und ganz wichtig: Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens müssen alle Daten und Unterlagen vernichtet werden.

Tipps rund um die Bewerbung

  • schnelle und einfache Bewerbung ermöglichen
  • keine Bewerbungsformulare verwenden. Häufig brechen Interessenten ab, wenn sie zu viele Fragen beantworten sollen.
  • Den Eingang der Bewerbung umgehend bestätigen und dabei erklären, wie es weitergeht.
  • Das Besetzungsverfahren sollte nicht länger als sechs Wochen dauern.
  • Für die gesamte Kommunikation von der Eingangsbestätigung bis zur Absage gilt: wertschätzend, höflich und fair.

Vorstellungsgespräch

Im Vorstellungsgespräch will man herausfinden, ob der Bewerber für eine bestimmte Stelle geeignet ist. Was tut man also? Man fragt ihn und lässt ihn erzählen.

Zulässig sind nur Fragen, die mit der Eignung für die konkrete Stelle zu tun haben.

Welche Fragen darf man nicht stellen?
  • sich nach eventuellen Heiratsabsichten oder Kinderwünschen erkundigen
  • Partei- oder Gewerkschaftszugehörigkeit erfragen

Bei unerlaubten Fragen drohen Bußgelder. Und wenn die Bewerber lügen und die Wahrheit später ans Licht kommt, ist das kein Kündigungsgrund.

Steht doch alles im Lebenslauf. Nach was soll man noch fragen?

Bewerber, vor allem am Anfang des Berufslebens, sind oft sehr nervös und angespannt. Darum sollte am Anfang etwas „Smalltalk“ stehen, das Angebot eines Getränks, Nachfragen zur Anfahrt. Dann sollte man den Kandidaten selber etwas zu seiner Person und der Bewerbung sagen lassen, ehe man Fragen stellt.

An erster Stelle sollte man alles fragen, was in den schriftlichen Unterlagen unklar ist oder besonders positiv auffällt. Was steckt jeweils dahinter? Weitere Fragen könnten sein:

  • Warum haben Sie Ihren Beruf ergriffen? Was mögen Sie daran?
  • Wo sehen Sie sich in fünf Jahren?
  • Warum wechseln Sie den Job?
  • Fragen zum Können und sozialen Miteinander
Für sich werben

Das Bewerbungsgespräch ist auch der Ort, an dem der Betrieb noch einmal seine besonderen Vorzüge hervorheben kann. Meistens fragen Bewerber von sich aus nach der Arbeitszeitregelung und nach der Bezahlung. Sonst sollte der Arbeitgeber die Initiative ergreifen.

Gesprächsende

Am Ende des Bewerbungsgesprächs bekommt der Kandidat die Gelegenheit, selbst Fragen zu stellen. Bevor man sich verabschiedet, kann man dem Bewerber mitteilen, bis wann eine Entscheidung getroffen wird. Er oder sie wird das sehr zu schätzen wissen.

Das Gespräch bewerten

Um nach dem Gespräch bewerten zu können, wie gut jemand passen würde, empfiehlt es sich, schon bei der Ausschreibung festzuhalten, worauf es besonders ankommt. Man schreibt untereinander, was man fachlich erwartet und welche Erfahrungen, sozialen und persönlichen Kompetenzen erforderlich sind. Daneben wird priorisiert: Muss sein, wäre wünschenswert, müsste erlernt werden. Diese Liste ist auch für das Bewerbungsgespräch ein guter Leitfaden. Darauf finden auch Notizen Platz, falls man diese nicht auf dem danebenliegenden Lebenslauf festhalten möchte. Schon nach wenigen Interviews hat man die Routine verinnerlicht und kann umso aufmerksamer seinem Gegenüber zuhören.

Zu- und Absagen

Der Wunschkandidat ist gefunden

Die Entscheidung für einen Kandidaten ist gefallen und auch der Betriebsrat hat zugestimmt. Jetzt unterbreitet man dem Wunschkandidaten ein konkretes Vertragsangebot.

Wie sagt man zu?
  • Anruf mit mündlicher Zusage
  • Schriftliche Bestätigung der mündlichen Zusage mit weiteren Informationen und Arbeitsvertrag
Wie erteilt man eine Absage?
  • Erst wenn der Wunschkandidat den Arbeitsvertrag unterschrieben hat, sollte denjenigen abgesagt werden, die nicht zum Zuge kamen.
  • Endgültige Absagen knapp und höflich halten.
  • Bei schriftlicher Absage keine inhaltliche Begründung geben, um mögliche Konflikte mit dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) zu vermeiden.
  • Bei telefonischer Absage ist die Angabe von Gründen erlaubt, was die abgelehnten Kandidaten auch sehr zu schätzen wissen.
Aufbewahrung der Bewerbungsunterlagen

Manchmal kann es vorkommen, dass sich zwei gleichermaßen geeignete Kandidaten beworben haben, aber nur eine Stelle zu besetzen ist. Dann ist es nur vernünftig, den Bewerber, der nicht zum Zuge kam, zu fragen, ob man seine Unterlagen für einen späteren Zeitpunkt aufbewahren darf. Damit hat man einen Ersatzkandidaten zur Hand, falls der Neueingestellte den Betrieb in der Probezeit verlassen oder der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis beenden möchte. Ohne die ausdrückliche Erlaubnis müssen die Unterlagen vernichtet werden. Es gibt dafür keine gesetzlichen Fristen. Um für eventuelle Klagen (Stichwort AGG) gerüstet zu sein, sollte man die Unterlagen etwa drei Monate aufheben. Dann werden sie vernichtet.

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