Personalplanung

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    Eine systematische Personalplanung für das kommende Jahr gliedert sich in mehrere Teilschritte. Welche erforderlich sind, hängt von der Art des Betriebs ab.

    1. Ermittlung des quantitativen Personalbedarfs: Wie viele Mitarbeiter benötigen wir?
    2. Planung der Personalbeschaffung: Wie bekommen wir diese Mitarbeiter?
    3. Planung der Personalentwicklung: Wie halten wir unsere Mitarbeiter fachlich und persönlich auf dem Laufenden?
    4. (ggf.) Planung des Personaleinsatzes: Wer soll wann an welchen Aufträgen/ Baustellen/ Projekten arbeiten?
    5. (ggf.) Planung der Personalfreisetzung: Wie viele Mitarbeiter und wen genau müssen wir freisetzen?

    Manchmal gehören auch unangenehme Themen zur Personalplanung wie Fragen des Personalabbaus. Wenn absehbar ist, dass Mitarbeiter in Rente oder Erziehungszeit gehen, stellt sich die Frage, wie die Lücke gefüllt werden kann

    Operative Personalbedarfsplanung

    Wie viele Mitarbeiter brauchen wir – und wenn ja, wen?

    Jeder erfahrene Handwerker weiß: Wie viel Gewinn am Jahresende übrigbleibt, hängt in hohem Maße von den anfallenden Personalkosten ab. Umso wichtiger ist es zu wissen, wann, wie viele und welche Mitarbeiter an welcher Stelle im Unternehmen gebraucht werden. Genau diese Angaben liefert die Personalplanung.

    Die Planung des Personalbedarfs hängt eng mit der Unternehmensentwicklung zusammen. Wer eine Vergrößerung des Betriebs plant, braucht in der Regel mehr Mitarbeiter. Wer verkleinern will, muss sich von Mitarbeitern trennen. In beiden Fällen geht es aber nicht nur um die Anzahl der Mitarbeiterköpfe, sondern auch darum, ob das Wissen und Können in ihnen das steckt, das der Betrieb in Zukunft benötigt. Oder ob mit Neueinstellungen auch neues Wissen in den Betrieb geholt werden soll.

    • Die quantitative Personalbedarfsplanung legt die Anzahl der künftig benötigten Arbeitskräfte fest.
    • Die qualitative Personalbedarfsplanung gibt Auskunft darüber, welche Fähigkeiten und Kenntnisse die Mitarbeiter mitbringen sollten.

    Formel und Ansätze: Personalbedarf herausfinden

    Jeder Unternehmer kennt die Unterscheidung von Brutto- und Netto-Beträgen. Sie hilft auch bei der Frage, wie viele Mitarbeiter eingestellt oder entlassen werden müssen.

    Eine einfache Formel für stabile Unternehmen

    Die Ermittlung des Netto-Personalbedarfs – also der notwendigen Einstellungen und Freisetzungen – erfolgt nach der Formel:

    Brutto-Personalbedarf – Personalbestand + Personalzugänge = Netto-Personalbedarf

    Sind Gesamtpersonalbedarf und aktueller Personalbestand also bekannt, müssen noch die voraussichtlichen Personalbewegungen berücksichtigt werden. Dann kann der tatsächliche Personalbedarf ermittelt werden.

    Für eine leicht zu pflegende Personalbedarfsplanung kann eine einfache Bedarfsermittlungs-Excel-Tabelle genutzt werden. Gibt man den Personalbestand, die Schätzwerte der Brutto-Bedarfsplanung sowie die tatsächlichen Personalab- und -zugänge ein, erhält man die Anzahl der künftig vorzunehmenden Personalbewegungen.

    Zwei Ansätze operativer Personalplanung

    Die eigenen Erfahrungen bieten häufig die besten Planungsgrundlagen. Diejenigen Geschäftsführungen, die über die eigenen Erfahrungen hinaus auch die Erfahrungswerte der Führungskräfte und Meister berücksichtigen, sorgen für besonders valide Schätzungen. Dabei sollte man sensibel sein für die Eigeninteressen der einbezogenen Führungskräfte.

    In der einfachsten Form werden die eigenen Schätzungen mit den Schätzungen der Meister und Führungskräfte zusammengefasst und einer einfachen Prüfung auf Plausibilität unterzogen. In größeren Handwerksbetrieben kann die Methode weiter verfeinert werden (Delphi-Befragung): Sie befragen wie gehabt sich selbst und die Führungskräfte, wie viele Fachkräfte benötigt werden, und fragen dabei direkt nach der Begründung. Daraufhin fassen Sie die Ergebnisse zusammen und prüfen sie auf Stimmigkeit. Ihre Bewertung der Schätzwerte geben Sie an die Führungskräfte zurück und bitten um eine zweite, darauf aufbauende Schätzung. Fertig.

    In den meisten erfolgreichen Betrieben besteht ein verlässlicher Zusammenhang zwischen Personalbedarf und betrieblichen Kenngrößen: beispielsweise den produzierten Stückzahlen, der Anzahl an kleinen, mittleren und großen Aufträgen oder Umsätzen. Ändert sich das eine, kann man auf das andere schließen. Dies ist natürlich kein Selbstläufer, auch solche Korrelationen unterliegen Veränderungen – aufgrund neuer Technogien oder Verfahren. Klassische Kennzahlen sind beispielsweise:

    • Umsatz pro Mitarbeiter,
    • Mitarbeiter pro Führungskraft,
    • Verhältnis von Mitarbeitern und Kunden oder
    • Anzahl der bearbeiteten Aufträge pro Zeiteinheit (Tag/Monat/Jahr).

    Checkliste:
    Personalbedarf herausfinden

    Strategische Personalplanung

    Schon heute an den Personalbedarf von morgen denken

    Strategische Personalplanung verbindet die Unternehmens- mit der Personalstrategie. Sie berücksichtigt zukünftige Veränderungen und schafft die Voraussetzungen dafür, dass Ihnen die Personalressourcen zur Verfügung stehen, die Sie zur Realisierung Ihrer Unternehmensziele brauchen.

    Besonders wichtig sind Mitarbeiter in Schlüsselpositionen

    In jedem Unternehmen gibt es Positionen, die einen größeren Einfluss auf die betriebliche Produktivität und Wettbewerbsposition haben als andere. Bei einem Installateurbetrieb mögen das die Heizungsbauer sein, beim anderen die Klimatechniker. Bei einer Fleischerei kann dies auch die kreative Fachverkäuferin sein, beim Kfz-Betrieb der Meister, der für alles eine Lösung findet. All das sind Mitarbeiter, die man braucht, um auch morgen noch erfolgreich zu sein. Solche Schlüsselpositionen müssen also mit Sorgfalt und Bedacht besetzt werden. Firmeninhaber müssen vorausschauend denken und handeln und sich fragen: Geht einer der wichtigen Mitarbeiter in naher Zukunft in Erziehungszeit oder Rente? Wie kann die Ausfallzeit überbrückt bzw. die Nachfolge geregelt werden?

    Wer frühzeitig plant, bleibt von personaltechnische Katastrophen weitgehend verschont und kann auch auf Vorkommnisse besser reagieren, vor denen auch die penibelste Planung nicht schützen kann.

    Während sich die strategische Personalplanung schwerpunktmäßig mit den Auswirkungen der geschäftlichen Pläne auf die Personalressourcen befasst, steht bei der operativen Personalplanung die Frage im Vordergrund, welche Personalressourcen und -maßnahmen angemessen sind, um heute erfolgreich zu sein.

    Wer es mit dem Betriebsrat (verlinken) zu tun hat, kennt vermutlich die Bedeutung eines guten Miteinanders.

    Strategische Personalplanung in sechs Schritten

    Eine strategische Personalplanung im Handwerk kann beispielsweise anhand folgender aufeinander bezogener wesentlicher Fragen durchgeführt werden:

    1. Welche Stellen im Unternehmen können sinnvoll zusammengefasst werden (um nicht jede einzelne Stelle anschauen und beurteilen zu müssen)?
    2. Welche Stellenbündel – oder Jobfamilien – sind wichtiger als andere?
    3. Wohin soll sich das Unternehmen in den kommenden Jahren bewegen? Welche Ziele sind verbindlich?
    4. Was hat das wiederum für Auswirkungen auf die Jobfamilien/Stellenbündel?
    5. Welche Risiken entstehen dadurch personalseitig? Sind Engpässe zu befürchten, weil wichtige Mitarbeiter ausscheiden oder eine strategische Neuorientierung andere Kompetenzen als bisher notwendig macht?
    6. Was kann getan werden, um diese Risiken zu vermeiden?

    Nach spätestens einem Tag intensiven Zusammenarbeitens des Führungskreises entsteht ein stimmiges und gemeinsam erzieltes Ergebnis, welche Maßnahmen ergriffen werden sollen.

    Personal strategisch und komfortabel planen mit der RKW Web-App

    Diejenigen, die wenig Lust haben, Flipcharts zu malen und Punkte zu kleben, haben mit der RKW-WebApp „Strategische Personalplanung“ die Möglichkeit, den gesamten Planungsprozess online abzubilden und abzuwickeln. Damit wird die strategische Personalplanung noch einfacher.

    Um die WebApp zu nutzen, braucht man eine Internetverbindung und ein Tablet oder ein größeres Endgerät. Wer mehr über die Methode und ihre Hintergründe erfahren will, wird im Lernmodus fündig.

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